Qual o tamanho do prejuízo?
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Perca de tempo!
Sua equipe perde muito tempo em busca de documentos, além disso muitas das vezes os arquivos ficam em locais insalubres.
Utiliza muito espaço!
Grande parte do espaço total de uma entidade ou orgão é ocupado por caixas, inutilizando espaços que poderiam ser melhor aproveitados.
Extravio de documentação!
Existe alto risco de perda documental e consecutivamente a perda da historia processual da entidade.
Gerencie de forma inteligente seus
documentos,
conheça nosso serviço.
Com os mesmos efeitos do original.
Disponível a qualquer momento.
Segurança em primeiro lugar.
Validade
Nosso serviço conta com um software que possibilita, ao digitalizar um documento, assiná-lo eletronicamente. Este procedimento, busca dar os mesmos efeitos do documento original para o que acaba de ser digitalizado, estando em conformidade com o decreto federal 10.278.
Disponibilidade
Apos o processo de digitalização, os documentos ficam disponíveis, para busca e download a qualquer momento através de nosso sistema.
Segurança
Nosso software conta com um avançado controle de acessos, também utilizamos as melhores ferramentas para backup do mercado, garantindo que não haverá perca documental.
Etapas do Processo
01
Planejamento
Analise do arquivo físico e elaboração de um plano de trabalho, onde será definido um fator sequencial para o processo de digitalização;
02
Preparação
Analise de estado dos documentos, bem como remoção de quaisquer objetos metálicos ou de plástico que estejam nos documentos, deixando-os aptos para serem inseridos no escâner;
03
Cadastro
Inclusão de informações referente ao documento no sistema, que permitam facilitar a localização e o gerenciamento dos documentos;
04
Digitalização
Captura da imagem através do escâner no meio físico, e conversão da imagem com tecnologia OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres), para documento pesquisável tipo PDF-A;
05
Finalização
Remontagem dos documentos físicos e o gerenciamento da temporalidade, por tipo de documento, obedecendo aos prazos de guarda documental, estabelecidos na tabela do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos);
